无需自律也能高效工作的6个方法!

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许多讲自我提升、成长的文章,总会重复着那些陈腔滥调,最后就说:道理大家都懂,做不到?那就是你不够自律。这种腔调看起来很有道理,但实际都属于“正确的废话”。

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许多讲自我提升、成长的文章,总会重复着那些陈腔滥调,最后就说:道理大家都懂,做不到?那就是你不够自律。这种腔调看起来很有道理,但实际都属于“正确的废话”。

因为对于绝大多数人来讲,除了感觉“啊,好厉害”,起不到任何作用。所以,更好的方式是什么呢?

下面给大家分享一套“Edison 锻炼法”。它是从需求入手,在帮助你解决日常需求的情况下,插入一些微调,逐渐的,帮助你适应并转移到新的工作方式上。

 

01 吃青蛙(Eat a frog) 

你有没有过这种经历:

手上在做别的事情,脑海里却时常闪过一些放不下的念头:可能是一个任务、一个问题,或者一些难以介怀的事情。

它们总在你不经意时闯入脑海,一直难以彻底消除。

比如:

下星期就要提交方案,但还差一个重要的idea没确定;

大后天有个重要的演讲,一直胡思乱想,觉得自己没准备好;

又或者,半个月后就是纪念日了,但还没想好买什么;

……

这些萦绕在脑海中的烦人问题,就称为“青蛙”:它们未必是最重要的,未必是最紧急的,但却一直让你心神不宁。

这种情况应该如何处理呢?一个建议就是:

在每一天的工作里,优先去处理它们。这就叫做“吃青蛙”。如果说有一个最有效的时间管理方法,那一定非这一条莫属。

我们总会习惯把困难的事情留到后面,直到 deadline 再一鼓作气去赶工。

但实际上,在这个过程中,由于“契可尼效应”的作用,它会一直影响、干扰着我们,不断造成“注意残留”(attention residue),占用我们的认知资源。

所以,最有效的方法,就是告诉大脑:我已经把它安顿好了,暂且告一段落,让我们专注在其他事情上吧。

你不一定非要解决它,甚至未必要给出一个结果,最关键的,是让大脑知道:我已经花时间精力去处理过它了,这个“任务”已经完成。

这样,就可以有效安抚你的大脑,释放出被占据的隐性认知。

具体而言,可以参考这套步骤:

  • 01 在前一天晚上临睡前,列出第二天要做的事情。

这不仅有助于找出青蛙,也有益于睡眠。

2018 年一篇发表在 JEP General 上的论文揭示:在临睡前列出第二天的待办事项,能帮助人更快地入睡,睡眠质量也得到显著提高。

甚至,列出的事项越具体、详尽,提升的效果就越明显。

原因非常简单:造成入睡压力的一个潜在原因,在于大脑知道“我们有未做完的事情”,这会持续导致神经系统的兴奋 —— 而列出待办事项,可以有效缓解这种焦虑,取消大脑的高水平激活状态。

  •  02 第二天工作前,检视清单,找到一件最困扰你的事情,为它设定一个期限。

这个期限可以视实际情况而定。

可以是半小时、1小时,乃至2小时 —— 看它是否重要,以及你有多忙碌。重点在于:

在这段时间里,心无旁骛,不要受其他事情影响,专注投入在“青蛙"上,并且把你的思考过程写下来。

比如:你的青蛙是“纪念日送什么”,那不妨在纸上写下:可能的选项,每一项的优缺点,排除掉哪些可能性,还可以去问什么人……

哪怕毫无进展,光是把它写下来这个动作,就能有效地缓解你的焦虑。

  •  03 一旦期限到了,立刻停止,不要再去想它。开始做其他工作。

大量研究表明:在明确的时间压力下,人会有效地减少认知负荷(cognitive load)。

举个例子:

心理学家 Sophie Leroy 发表于 2009 年的研究表明:更高的时间压力,可以帮助人们更聚焦,从而对任务完成程度的评价会更高,降低任务的注意残留。

这是我一直在实践的做法。可以说,是门槛最低、又最立竿见影的技巧。

 

02 延迟(Delay) 

最可怕的时间杀手是什么?聊天。

为什么我们经常觉得“什么都没做,但突然就下班了”?很多时候,原因就在于:我们被各种实时的、低效的聊天,不知不觉之间占据了大量时间。

原因非常简单。回想一下你的状态,是不是这样的:

工作,微信闪了,回复信息,等对方回复,注意力切换到工作,微信又闪了,继续回复,再切换到工作,周而复始……

发现问题所在了吗?真正消耗你时间的,不是“回复"和“聊天",而是“切换"。

你以为你在工作,你的时间的确也很充实,但实际上,它们都花在了切换上 —— 你的工作记忆,不断重复做着“清除 - 写入”的工作,不断地被迫调整到新的状态。真正用在工作、思考、执行的时间,极其有限。

高效最大的敌人,不是拖延,而是分心。

分心意味着什么?

你的大脑会被迫塞进一大堆碎片信息,你的状态会被分割得支离破碎,你会永远告别“心流”,甚至,一旦你习惯了这种模式,你会再也难以做到“专注”—— 因为你再也“坐不住了”。

如何应对这种情况呢?想办法把“同步”的聊天,变成“异步”的信息处理。

当你开始工作时,关掉微信,静音掉手机,尽量屏蔽掉外界干扰。

不要急着去回复信息,而是专注在工作上,每1个小时,起来休息一次、活动一下,这时,集中处理之前的消息。随后,再开启一个新的循环。以此类推。

要实行这种工作方式,需要满足几个前提 —— 你不妨告知需要跟你紧密联系的人,让他们理解并尊重你的工作习惯:

  • 01 不要开启碎片式的对话,而是把需要处理的信息,写在同一条里,一次性写清楚,注意好结构、逻辑,发出来。

比如:

Hi,Joshua,有几个问题需要确认一下:

1)……

2)……

3)……

麻烦在下午4点前回复,有空回复即可,谢谢!

这是一个非常良好的工作习惯,可以为彼此节省大量的时间、精力,值得落实。

  •  02 在某几个固定的时间点,检查所有信息,并一次性彻底回复。

可以是半小时一次、一小时一次,也可以安排在午饭、下午茶、晚饭等固定时间,依工作的灵活性和自由度而定。

一般来说,由于人的注意力集中峰值有限,1-2小时检查一次较为适宜。

  •  03 需要同步讨论问题,请事先约好时间,不要突然来找。

举个例子:你有一个问题,不是几句话能说清楚的,需要跟我讨论,那么请提前约一下时间,我可以事先做好安排。

到了时间,我会把注意力切换到咱们的讨论上,排除掉其他的干扰。

这样,对双方都更有益。

  •  04 除非有极其重要的事情、需要立刻得到回复,否则请不要打电话、语音。

电话或语音是一种“自我本位”的做法:它方便的是自己,麻烦的是对方。

除非真的极其重要、紧急,否则尽量慎用,用书面或约时间的方式去替代。

03 启发式决策(Intuition)

启发式是人类固有的认知“捷径”,它会造成许多思维的偏差。

比如:我们会倾向于从鲜活、印象深刻的案例出发,去支撑我们的论断,这就叫做“可得性启发式”。

再如:我们会倾向于关注重大的、显著的个例,从而错误地推断整体趋势,这就叫做“代表性启发式”。

这些都是它的负面后果,也是我们大脑“偷懒”的结果。

但在日常生活中,许多时候,巧妙地运用启发式进行决策,可以帮我们节省大量精力。

毕竟,如果遇到一个问题,都要非常理性地建模、权衡利弊,那……未免也太累了。

但是,运用不是套用,有效的做法是什么呢?

是事先给自己设定好几条简单的规则,当遇到对应情景时,直接调用这些规则,来指导自己的行为,这就叫做“直觉决策”。

那么,有哪些设定启发式规则的技巧呢?心理学家 Alice Boyes 提出了几个例子,可以给你一些启示:

  •  01 我的时间价值是__

计算一下自己的时间值多少钱,填在后面的空格上,比如“50元/小时”“400元/天”。

然后,当遇到需要花时间去做的事情时,思考一下:这件事情能为我带来多少收益?如果我不自己做、而是请别人来解决,需要花多少钱?

如果收益小于价值,不要去做。如果价格低于价值,尽量请别人来做。

这条启发式规则,能非常有效地帮你过滤掉诸多琐碎、无意义的小事。

你会发现,许多让你烦恼的事情,这么计算、代换一下,其实都不值一提。

  •  02 一有心情和时间,我就__

许多人会告诉你,要去衡量任务的重要性、划分优先级,但其实,什么事情重要,什么事情不重要,我们心里一清二楚。

所以,更有效的做法,不是繁琐地去一个个任务分析、标记,而是给自己定下规则:只要有空、有心情,我就去做最重要的事情。

请把你能想到的最重要的事情,填在后面的横线上。

无需特地去安排时间,只需要设定这么一条规则,就可以让自己清楚:我需要聚焦的是什么,什么才是我需要去推动进度的。

  •  03 当我有心情去收尾时,我就去收尾。

这是一条很取巧的规则,但也非常有效。

什么意思呢?有句话叫“靡不有初,鲜克有终”—— 我们总是习惯于开始一件事情,但却不喜欢把它“做完”。

也因此,我们的待办事项里面,一定充满了“还没有结果”的事情。

所以,这条规则,可以把你从繁重的时间分析、任务管理中解放出来。

你无需再把它们安排得满满当当,就这样放着吧,什么时候突然想到了、并且有心情去做,再把它收尾就行。

我们不是专家,也不是机器人,没必要对自己过分苛刻。

04 例行开关(Switch) 

什么意思呢?简而言之,就是用一些具有仪式感的小习惯,让自己建立“条件反射”,告诉大脑:我要进入某种状态了。

举个最简单的例子:

我总会在下午2点左右,泡一杯红茶,喝两口,然后全力以赴开始工作 —— 这时,这杯红茶就是一个“例行开关”。

哪怕有一天状态不好,我也可以通过这个习惯,让大脑适应“全力以赴”的状态。

另一个例子:

有人比较容易分心,所以,当需要长时间专注时,就到星巴克去,点一杯美式 —— 这也是一个“例行开关”,就会告诉大脑:接下来要开始专注了,请将外部的打扰和内在的分心暂时屏蔽掉。

它的重点在于:把某个动作,跟某个情境,建立一个高度的关联。

久而久之,当你再执行这个动作时,大脑就会自然回忆起相关的情境,从而进入你需要的状态。

它的要点如下:

  •  01 设定一个动作,作为你的例行开关。

动作必须要简单、易行、无门槛。

可以是泡一杯茶或者咖啡,可以是某个特定动作(比如扩胸、拉伸),可以是在纸上书写,也可以是散步10分钟……诸如此类。

只要在需要时,能够时刻行动,就可以。

  •  02 养成习惯,在这个动作之后,进入你想要的情境。

像前面的例子:刚开始的时候,你或许需要付出一点点努力,让自己沉浸到某个状态里。比如“全力以赴”和“专注”。

但一旦有规律地重复,它就会成为你的习惯 —— 你无需再提醒自己,也无需再刻意行动,这个动作本身,就能够诱发大脑,为后面的情境做好准备。

类似的例子还有:写完第二天的待办事项,就上床睡觉。

只要持续给自己这样的暗示,哪怕你一开始睡不着,慢慢的,也能达到到点睡觉、改善熬夜和失眠的效果。

  •  03 在这个情境之外的时间,尽量避开这个动作。

比如:我习惯了喝红茶,然后全力以赴,那么,在不需要全力以赴工作时,就尽量别喝茶。

原因很简单:神经元的联系是成对的。

你把“喝茶”和“全力以赴”建立了联系,无论激活哪一个节点,都会同时激活另一个;但如果这时插入第三个节点,结果就是,原有的联系会被削弱,转移到新的联系上来。

试一试,设置几个这样的“例行开关”,你会发现,自己对生活的控制力高了许多。

05 持续性收益(Ongoing return) 

我们的大脑,总是喜欢即时反馈和短期收益的,这是它一切行为的驱动力。

但有时候,稍微克服一下这种模式,可以让我们生活得更自由。

当然,我不是指诸如学技能、背单词这种事情 —— 这有点陈腔滥调了 —— 你要思考的是:

我可以做些什么,来让自己下一周的工作,稍微更轻松一些?

这样,就是将短期回报,变成一种持续性、易得式的回报,这可以最大化地减少我们的行动阻力。

本质上,它顺应的是大脑追求稳定、省力的底层驱动,并借此来优化我们的工作模式。

具体而言,可以考虑三种做法:

  •  01 模板化

针对自己日常的工作,不妨思考这几个问题:

哪些东西是不会变的?

哪些东西是需要改变的?

我可以如何把它固化下来?

这就是一个“模板”。

比如我会要求团队的成员,在向开发和设计提需求时,有一份对应的需求模板。每次下需求,按照模板写清楚即可。

这不但可以节省时间,也可以保证需求的规范化,最大程度保障双方的沟通效果。

  •  02 流程化

针对已经做完的任务,不妨思考这几个问题:

我做这件事情的步骤是什么?

有哪些环节可以优化?

下一次再做,我可以按什么样的步骤来?

我会要求团队:每次结束了一项任务,都做一个简单的复盘,把流程写下来。

如果是旧的流程,就思考可以如何去优化。

这份成果,就是团队的宝贵经验。它不但可以指导团队的实践,也是可迁移、可复用的,可以成为方法论的一部分。

  •  03 清单化

针对一个重复性的项目,不妨列出一张清单,把需要关注的地方写清楚,并逐个核对。

最简单的例子:

和客户沟通时,需要注意哪些地方?需要询问哪些信息?写成清单。

测试一个产品原型时,需要做哪些操作?需要留意哪些细节?需要符合什么标准?写成清单。

诸如此类。

把这些清单收集起来。这些都会是你宝贵的知识财富。

06 中立思维(Neutral) 

最后,简单提一下“中立思维”。

什么意思呢?许多人经常会患得患失、自我批判,尤其是内向的朋友,这种现象会非常明显。

你是不是经常这样,在内心里对自己说:我的表现怎么这么差;别人会不会介意;我当时要是如此这般就好了;如果重来一次,我会……

这种思维有一定作用,但沉溺于此,会持续造成压力和焦虑 —— 我们会不断活在自我批判中,难以留出精力,去应对未来的新挑战。

所以,不妨试一试:学会用中立的目光,去反思和审视自己。

亦即:只分析,不批判。

不妨用这样的句式去做自我反思:

在过去的__________事件中,

我采取了___________的做法,

如果有下次,我可以试试____________。

慢慢的,你会感受到改变:你可以摆脱对自己的枷锁,接纳“并不完美”的自己。

大多数时候,我们的烦恼,往往都源于内心。

因此,解决的钥匙,也在于内心。

以上6点,就是一套完整的“Edison 训练法”。

它未必有多么神奇的效果,能让你脱胎换骨、效率爆棚,但每一步,都会让你从中感受到收益和动力 —— 你无需强迫自己“自律”,而是会发自内心地去完善它们。

这才是自我改变的关键。

标签:职场就业,工作,高效

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